回信給多位作者的注意事項

上週寄信給多位作者，這週就收到許多回信，
因此我整理了回信給多位作者的注意事項製作成下圖，供大家未來參考。

首先，在寄信給多位作者們前，最好申請一個新的信箱，
以免自己常用的信箱被作者們的回信塞滿，而找不到重要的信件。
申請一個新信箱的另一個好處為可與其它人共用這個公務信箱，一起寄信和回信。

申請完新信箱後，需調整信箱設定，使收件匣內的信件一目了然。
因為平常習慣以Gmail收信，因此以下以Gmail的設定做說明。
首先，將收件匣格式設定為「優先收件匣」，之後，收件匣的信件會自動被分為三類：未讀信件、已加星號（使用自行標註認為重要的信件）與其它信件（看過或不重要的信件）。
接著，設定信件標籤（建議從篩選器設定自動套用標籤更有效率）可使每一封信的特質被快速標示，要搜尋信件時也比較容易。
例如：誰寄出的信、信件的處理狀況。

調整信箱設定後，就開始將收到的信件歸類。
如果作者有附問卷或文章，就加到Endnote的書目中。
接著，隨手加上信件標籤（例如：作者已回覆），並把待回信件新增至工作表，
以免漏回信。

回信前，可先製作信件範本（因為回信內容大同小異）再依需求複製貼上，以減少回信時間。

如果與某一位作者的信件往返已告一段落，則將這個對話群組封存。
對話群組封存後，仍可使用搜尋的功能或點選標籤看到這個對話群組，
但是這個對話群組不會顯現在收件匣中。
這個作法可以讓回信的人清楚瞭解今天又有那些作者回信、目前還有那些信件需要處理。

以上這個作法供大家參考。