參與國際研討會之會前準備事項

我預計五月參與世界衛生組織舉辦的國際研討會。
這是我第一次參與國際研討會，雖然周遭的人提供了許多好建議，我還是有些手忙腳亂。
因此，我將參與國際研討會要準備的事情記錄下來供自己與其他參與研討會的新手日後參考。

一旦確定研討會的投稿被接受，就有4類事情需處理：住、行、育、申請經費。

住：訂旅館。
通常研討會會提供旅館名單給與會者參考，但是研討會推薦的旅館通常有一定水準，即使有研討會的折扣，價位仍然偏高。
若有朋友同行可考慮研討會提供的旅館名單。
若是僅有一人參加或想住便宜一點的地方，可參考旅遊網頁的資訊線上訂房，例如：Hotel combined、Booking.com、Hotel.com，或是交由旅行社代為處理。
這些網頁都有中文介面，容易操作。
*如果研討會地點為熱門旅遊景點，盡可能於研討會前兩個月前完成訂房。又，許多網路訂房服務都容許在入住前一週（有些甚至是2天）更改住宿要求，例如延長/縮短住宿期間、增加床數等。因此不用太擔心臨時需要更改住宿條件的問題。

行：訂機票、辦簽證、查詢機場到飯店、飯店到研討會場地的交通方式。
機票部分有2個選擇：
1.選擇學校合作的航空公司（華航、長榮）：選擇學校合作的航空公司可以幫學校累積旅程數，造福後來參加研討會的人。如果運氣好，自己也可以得到前人累積旅程數的優惠。
2.直接請旅行社查詢適合的航班與估價：可以請親朋好友推薦熟識的旅行社業務員代為查詢合適的航班與大約的價錢。
*如果研討會地點為熱門旅遊景點，盡可能於研討會前兩個月前完成訂票。又，早點購買機票有時可得到「早鳥優惠」。
**以自己的信用卡購買機票可享有旅遊平安險之福利，因此建議以自己的信用卡購買機票。
***簽證事宜可由旅行社代辦。

育：註冊參與研討會、提供學生身份之證明、（申請信用卡線上付款功能）
 -註冊參與研討會：研討會的主辦單位會寄信告訴論文作者註冊的網頁，因此只要照著網址的說明操作即可。又，註冊時可能需立即線上付款，因此需確認自己的信用卡有線上付款功能。
 -提供學生身份之證明：如果是以學生身份參與研討會，主辦單位可能會要求參與者附上學生證正反面的掃瞄檔案或是指導教授證明信函，以確認參與者確實為學生。
*如果還沒有信用卡，請盡早申請。因為購買機票、在國外購買鐵路票券和付住宿費常需使用信用卡。（學生身份申請信用卡不容易，因此請盡早辦理。或者，詢問父母親是否願意提供信用卡的附卡功能給你）
**需盡早麻煩指導教授撰寫證明信函，以免時間過於倉促。

經費申請：國科會補助研究生參與國際研討會之補助（含研討會註冊、機票或生活費）
詳細內容可參考下列網頁：國科會補助國內研究生出席國際學術會議上網申請作業。
申請補助之前，有許多資料需準備，包括個人著作目錄、指導教授推薦函、簡介自己的研究內容等。
申請截止期限為研討會的前二個月底。
例如：參與五月的研討會，最慢需於3/31（若月底最後一天為假日，則截止期限提早至最靠近的工作日）之前在國科會網頁登錄完成。
*需盡早麻煩指導教授撰寫推薦函，以免時間過於倉促。

以下為個人推薦之較有效率的處理程序（若有其它更好的處理程序安排，歡迎提出）：
請指導教授撰寫推薦信、學生身份確認信函、（辦信用卡）
↓
旅行社確認機票
↓
訂房（含查詢交通方式）
↓
註冊研討會
↓
申請國科會經費補助

後記：
我這次從得知研討會接受通知到經費申請截止日期約3週，
但是因為處理順序沒有安排好，以致於最後的程序進行有些匆忙，也造成別人的困擾。
希望大家可以記取前車之鑑，順利完成參與國際研討會之會前準備事項。